ใช้ Eisenhower’s Matrix ให้ง่ายขึ้น ด้วย 1 คำถามสำคัญ

“ไอเซนฮาว เมทริกซ์ (Eisenhower’s Matrix)” เป็นหนึ่งในโมเดลที่นิยมนำมาใช้กันอย่างแพร่หลาย สำหรับใช้บริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน ทำให้รู้ว่าควรที่จะทำงานไหนก่อนไหนหลัง

และส่วนตัว ผมก็เห็นด้วยกับโมเดลนี้ ที่หยิบเอา”ความด่วนและสำคัญ”มาใช้ แต่เพียงแค่รู้สึกว่าน่าจะมีอะไรบางอย่างที่ต้องเพิ่มเติมขึ้นมา ที่ทำให้ Eisenhower’s Matrix นำไปใช้งานได้”ง่ายขึ้น”

โดยใน Eisenhower’s Matrix ได้อธิบายประเภทของงานออกเป็น 4 แบบ และยอดลงในตาราง 4 ช่อง ที่ได้จากการนำเอาแกน 2 เส้นมาตัดกัน ก็คือ “แกนด่วน/ไม่ด่วน กับ แกนสำคัญ/ไม่สำคัญ”

จาก 4 ช่อง ตามรูปภาพด้านบน แต่ละช่องจะมีความหมายและคำแนะนำในการเอาไปใช้ ตามหลักการดังนี้ครับ

  1. Do First – เป็นงานที่สำคัญและต้องทำโดยทันที การไม่เลือกทำก่อนจะทำให้เกิดผลกระทบที่ร้ายแรงทันที
  2. Schedule – เป็นงานที่สำคัญแต่สามารถวางแผนทำภายหลังได้
  3. Delegate – เป็นงานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน สามารถให้คนอื่นทำแทนได้
  4. Don’t Do – เป็นงานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน ส่วนใหญ่เป็นกิจกรรมที่ให้ความสุขแค่ชั่วครั้งชั่วคราว ควรลดให้น้อยที่สุด

หลังจากที่ผมได้ลองเอา Eisenhower’s Matrix ไปใช้งาน ในหลายๆครั้ง กลับรู้สึกว่า งานที่ผมมีทั้งหมด เหมือนจะไปอยู่ในช่อง A กับ B ซะหมดเลย แล้วจะเลือกทำอันไหนก่อนละทีนี้?

และหลังจากงมอยู่นาน ก็พบว่า ก่อนที่เราจะจัดลำดับความสำคัญของงาน จะต้องรู้ให้ได้เสียก่อนว่า ที่ว่าสำคัญกับด่วนเนี่ย มันมีผลกับอะไรของเรา มันก็มาจากคำถามที่ว่า “เราให้ความสำคัญกับอะไร” หรือ ถ้าพูดให้ลึกลงไป ก็คือ “จุดชี้เป็นชี้ตายของเราคืออะไร”

เมื่อเราตอบได้แล้วว่า “เราให้ความสำคัญกับอะไร” การแยกงานต่างๆลงในแต่ละช่องจะง่ายขึ้นทันทีเลยครับ

และการนำ Eisenhower’s Matrix มาใช้ หัวใจสำคัญของโมเดล ในมุมมองของผมก็คือ การมองให้ออกมาอะไรคือ”สิ่งสำคัญ” และให้เวลากับสิ่งนั้นให้มากที่สุด ไม่ใช่การที่เราจะสามารถแยกงานได้ครับทั้งหมด 4 ช่อง ซึ่งบางครั้งในช่อง C กับ D แทบจะไม่ได้พูดถึงเลย โดยเฉพาะช่อง D

ยกตัวอย่างการใช้ Eisenhower’s Matrix

ตำแหน่งงาน คือ เจ้าหน้าที่ขาย จุดเป็นจุดตายคือ “ยอดขาย” จัดอันดับงานจากคำถาม “กิจกรรมอะไรที่มีผลต่อยอดขาย”

  1. สำคัญและด่วน สิ่งที่ทำคือ การติดต่อลูกค้าเพื่อเสนอขาย เช่น การเข้าพบ การโทรหาลูกค้า, การปรึกษากับหัวหน้าทีมขาย, การตรวจเช็คการส่งของถึงลูกค้า
  2. สำคัญแต่ไม่ด่วน สิ่งที่ทำคือ การอบรมเรื่องสินค้า, การทำรายงานสรุปการขาย, การนำเสนอผลิตสินค้าใหม่

 Eisenhower’s Matrix ไม่ได้นำมาใช้สำหรับจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างเดียวนะครับ ยังสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับชีวิตของเราได้ด้วย สามารถหาได้ว่า อะไรคือกิจกรรมที่ควรทำในชีวิต

สำหรับตัวผมเอง สิ่งที่ให้ความสำคัญในชีวิตตอนนี้ ก็คือ “ความสัมพันธ์ในครอบครัว การเงิน สุขภาพ ทักษะการงานและสังคม” และพอได้สิ่งที่ให้ความสำคัญที่ชัดเจนแล้ว ผมก็สามารถเลือกกิจกรรมที่จะทำให้สอดคล้องกับสิ่งที่สำคัญได้ไม่ยากแล้วครับ

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *