KPI คืออะไร ใช้อย่างไร เพื่ออะไร

KPI คือ ระบบการวัดผลการปฎิบัติงานรูปแบบหนึ่ง ที่ใช้วัดความสำเร็จของการปฎิบัติงานขององค์กรหรือบริษัท ไล่ลงไปตั้งแต่ หน่วยงาน แผนก จนไปถึงรายบุคคล

และถ้าว่ากันตามความหมายตามตัวอักษรของ KPI ที่ย่อมาจาก Key Performance Indicators ก็น่าจะแปลเป็นไทยได้ว่า “ตัวชี้วัดผลการทำงานหลัก” ซึ่งก็หมายความว่า การตั้งตัวชี้วัดนี้จะต้องตั้งเฉพาะงานหลัก ที่เป็นจุดประสงค์ของการมีอยู่ของ องค์กร หน่วยงาน แผนก บุคคล

โดย KPI จะเป็นระบบการวัดผลประเภท Top-Down ก็คือ ผู้บริหารเป็นผู้กำหนด KPI ขึ้นมา แล้วแตกแยกไปตามหน่วยงาน แผนก บุคคล โดยพนักงานไม่ได้มีส่วนในการกำหนด KPI ในการทำงาน

ทีนี้พอได้เข้าใจที่มาที่ไปของ KPI กันแล้ว ต่อไปก็ไปดูกันครับว่า ถ้าจะสร้าง KPI ขึ้นมาจะต้องประกอบไปด้วยอะไรบ้าง

วิธีสร้าง KPI

ในการสร้าง KPI สำหรับผมแล้วจะประกอบไปด้วย 4 ส่วนที่จะต้องมี นั่นก็คือ

1.วัตถุประสงค์ (Objectives)

วัตถุประสงค์ในที่นี่ก็คือ เหตุผลของการมีอยู่ขององค์กร หน่วยงาน แผนก ตำแหน่งงาน หรือเป็นการบอกว่า ถ้าพูดความสำเร็จของสิ่งๆนั้น จะต้องประกอบไปด้วยอะไรบ้าง ตัวอย่างเช่น

สวนสาธารณะ มีวัตถุประสงค์หลักคือ

1)สร้างความสุขให้กับประชาชนมากขึ้น

2)ทำให้อากาศในพื้นที่สะอาดขึ้น

3)สร้างรายได้ให้กับราชการ

ในแต่ละองค์กรการกำหนดวัตถุประสงค์จะไม่เหมือนกันขึ้นอยู่กับกลยุทธ์ขององค์กร และวัตถุประสงค์ของบุคคลก็จะเหมือนหรือไม่เหมือนกับคนอื่นก็ได้ ขึ้นอยู่กับการตีความ นิยามของแต่ละบุคคล

2.ปัจจัยวิกฤตนำไปสู่ความสำเร็จ (Critical Success Factors)

คือสิ่งที่จะต้องทำเพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่เป็นวัตถุประสงค์ จากตัวอย่าง สวนสาธารณะ ที่มี 1 ในวัตถุประสงค์คือ ทำให้ประชาชนมีความสุขมากขึ้น ปัจจัยวิกฤตฯ ก็อาจจะเป็นดังนี้

1) มีพื้นที่สีเขียวเยอะ
2) มีพื้นที่ให้ออกกำลังกาย
3) มีกิจกรรมเยอะ

3.สร้างตัววัดผล (Indicator)

ต่อไปเป็นการสร้าง”ตัววัดผล”ให้กับ Objective และ CSFs โดยดูจากว่า Objective และ CSF สามารถวัดได้ด้วยอะไร จากตัวอย่าง สวนสาธารณะ ก็จะได้ตัววัดผลดังนี้

โดยตัววัดผลของ Objective จะเรียกว่า Laggaing Indicators และ ตัววัดผลของ CSF จะเรียกว่า Leading Indicator โดยตัววัดผลทั้งหมดจะถูกเรียกว่า KPI

4.การตั้งค่าเป้าหมาย (Target)

คือการกำหนดจุดหมายของความสำเร็จให้กับ KPI แต่ละตัว เพื่อไว้เปรียบเทียบกับผลการดำเนินงานจริงว่า ถึงไหนแล้ว ใกล้เคียงความสำเร็จมากน้อยแค่ไหน ซึ่งจะทำให้เกิดการพัฒนาการดำเนินงานต่อไปได้ โดยการตั้งค่าเป้าหมายสามารถพิจารณาได้จาก 3 สิ่งดังนี้ 1) กลยุทธ์ขององค์กร 2) ความต้องการของลูกค้า 3) สถานการณ์สำคัญๆ ที่เกี่ยวข้องต่างๆ

และหลังจากที่เราได้ระบบการวัดผลแบบ KPI เรียบร้อยแล้ว ในการดำเนินงานเราก็สามารถติดตามตัวเลขของ KPI แต่ละในส่วนของ Leading Indicator ให้เป็นไปตามเป้าหมาย โดยมีความเข้าใจว่า ผลการดำเนินงานตาม KPI ของ Leading Indicator จะส่งผลไปยัง KPI ของ Lagging Indicators ว่าจะประสบความสำเร็จไปตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ด้วยหรือไม่อีกด้วย

Share
Scroll to Top